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  回复催款信(2)           ★★★ 【字体:
回复催款信(2)
作者:佚名    英文文书来源:互联网    点击数:    更新时间:2007-4-23    

 

回复催款信(2)

电子文件编码:YW0127

 

参照号码3456

2002年11月20日

XYZ棉业

A.Bean女士

 

关于贵公司于2002年11月5日来信所询问的未付款,我们已迅速查对记录。

该笔2500.00美元的款项确已经由T银行深圳分行,于2002年10月1日汇入贵公司名义的活期 存款NO.83227的账户内。

看来似乎是某个环节上出了差错。

烦请贵公司相关部门再次查对。

 

 

万泰贸易公司

金裕美

 

 


 

 

Key Word

电子文件编码YW0127

Wantai Co.

177 Chungcheng Road

Shingyi District

Shenzhen City 518000 China

 

Ref 3456

November 20 2002

Ms. A. Bean

XYZ Cotton

12 5th Avenue Sidney,

NE 95430 USA

 

Dear Ms. A. Bean,

Your inquiry of November 5 2002 for outstanding balance was immediately checked  against our records.

The US$2500.00 was indeed paid to your checking account No.83227 of the T bank,  Shenzhen Branch by bank remittance on October 1 2002.

There seems to be an error in somewhere.

Would you please check this matter with your related department?

 

Sincerely,

Amy King

Amy King

 


 

书信的通则

电子文件编码YW0127

接获对方的催款信后,经查核该笔款项确已支付时,你必须将此查核后的结果告知对方 ,但通知时应避免中伤或批评的言词,并且忌讳有任何讽刺的口吻,以免引起对方的误解。

最重要的是顺应对方认为该笔款项尚未支付的主张,冷静地陈述你所查核后的结果。也就是将你依据对方的询问经过一番调查后,确认该失误并非因你的公司而起,且该笔款项确在何时已经支付等各项事实的始末简洁地加以叙述。

为了避免双方各执己见,记得将指示汇款的日期一并列入信中。此外还可以将汇款委托书的影本一并提列给对方以作为支付证据。

 

 

表达的特色

有时当你正纳闷为什么对方迟迟没有寄来接获支付的确认书,你可能反而收到了催款通知书,这种事态可真叫人笑不出来。这时你必须立即将己方已经支付完毕的事实告知对方。

但是在这之前,你还是要先照会过行政人员,以免在你理直气壮地告诉对方本公司早已经支付完毕之后,却发现己方真的是出错了,这时可就颜面尽失了。

在理清事实关系,并确认己方确实没有疏失之后,你可以果断地回复对方,There seems to  be an error in somewhere.(似乎是某个环节上出了差错)。

假使你能够冷静地陈述事实,并兼顾对方的颜面,如此从容且游刃有余的态度,将能更进一步展现你的实力。

 

 


 

可相互转换的例句

电子文件编码YW0127

分期支付的最后一笔款项已在上星期支付。

 

我们已指示交易银行于每个月1日支付500.00美元给贵公司。

 

我们在很久以前就已指示交易银行于2002年8月8日支付500.00美元给贵公司。

 

接到贵公司的第一封信后,我们就写信给贵公司说明了缘由。

 

 

随信寄上交易银行于汇款完成后所发给我们的通知书影本。

 

 

烦请转告贵公司会计人员,我们已经付清了全额,谢谢。

 

 

或许是贵公司的交易银行尚未通知贵公司。

 

烦请贵公司向交易银行确认此事。

 

若有任何问题,请告诉我们。

The final installment was sent last week.

 

We instructed our bank to send you the sum of US$500.00 on the 1st of each month.

 

We instructed our bank to send you US$500.00 on August 8 2002 a long time ago.

 

When we received your first letter, we wrote and explained to you about that.

 

We are enclosing copies of the notices sent us by our bank when transfer was mad e.

 

We would be grateful if you could tell your accountant that we have paid the full amount.

 

It is possible that your bank has not advised you yet.

 

Would you please check this matter with your bank?

 

If you have any problems,please let us know.

 

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